10月からいよいよマイナンバー制度が開始します。従業員からマイナンバーをどうやって集めようか、本人確認の実務はどうしようか、とお悩みの企業様が多いのではないでしょうか。
弊所では、マイナンバー制度対応のための各種規程、様式や本人確認フローチャート等人事の方の実務に直結するツールの策定を通じて顧問先のお客様へのセミナーやマイナンバー対応コンサルティングを数多く行っております。
ここでは、その一例をフリーダウンロードという形で皆様にご提供させていただきます。
なお、書式についての個別のお問い合わせはご遠慮願います。
マイナンバー対応や規程策定のご相談につきましては、別途ご面談させていただき対応させていただきますので、こちらまでお問い合わせいただくようお願いいたします。
フリーダウンロード書式一覧
1.マイナンバー制度従業員周知文
本書式は、事前にマイナンバー制度が始まることを周知し、10月に送られてくるマイナンバー通知カードを破棄しないよう呼びかけること、また住民票上の住所に送られてくることから住民票の場所を確認することに加え、従業員にマイナンバーを社会保障や税の書式へ記載することは法令で定められた義務であることを周知するための書式です。
2.マイナンバー拒否確認書
本書式は、1の周知文で事前にマイナンバーの提供の意義を周知した上で提供を拒否する従業員がいた場合に、この確認書を受領することで万が一行政に「マイナンバーを社会保障や税の書式へ記載することは法令で定められた義務であることを周知の上提供を依頼したのか」と問われた場合でも、1と合わせて2を提示することで会社としての周知を行った事実を示すエビデンスとなります。
3.特定個人情報利用目的通知書
本書式は、マイナンバーの取得のステップで義務づけられているマイナンバーの「利用目的の通知」を「自社の従業員向け」に行うことを想定して策定された利用目的通知書です。持株会がない会社については該当部分は削除してお使いください。
4.委任状
本書式は、マイナンバーを本人ではなく代理人から取得する場合に必要な本人確認の一部である「代理権の確認」のための書式です。 例えば、国民年金の3号届を3号被保険者から会社に提出する場合等に、この委任状を従業員が配偶者から受け取って従業員が3号被保険者の代理人として会社に提出するというフローになると考えられます。
5.個人番号提供依頼書
本書式は、遠方の顧客や、委託先である個人事業主等から「郵送で」マイナンバーの提供を求める際に使用できる書式です。この書式には個人識別事項たる名前、住所が予め会社が印字し、その用紙に個人番号カード等のコピーを貼り付けて会社に返送してもらう形で受領することで本人確認が完了する便利な書式です。（※国税庁の告示に基づき作成しており、厚労省管轄の手続きに利用できるかは6月時点で明らかになっていません。ご了承ください。）
6.特定個人情報の適正な取り扱いに関する基本方針
本書式は、企業の安全管理措置の一環として策定することが推奨されている特定個人情報の取扱いのための基本方針のサンプル書式です。
※顧問先様以外書式の内容の疑問等にはお答えできかねますのでご了承ください。
この資料は2015年6月現在の法律等に基づき記載しています。作成に当たっては細心の注意を払っておりますが、掲載情報の正確さについて完全に保証するものではありません。
記載内容や意見、誤謬や省略について当事務所は発生したいかなる結果についても一切の責任を負いかねますのでご了承ください。
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